Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), chi phí được trừ luôn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế phải nộp. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, một thay đổi quan trọng đã được ban hành: ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt giảm từ 20 triệu đồng xuống chỉ còn 5 triệu đồng.
Quy định mới này tác động mạnh đến thói quen thanh toán, công tác kế toán và kiểm soát rủi ro thuế của hầu hết doanh nghiệp hiện nay. Nếu không kịp thời điều chỉnh, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
1. Điểm mới nổi bật về chi phí được trừ theo quy định hiện hành
Theo quy định mới, mọi khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt nếu muốn được tính là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
So với trước đây:
- Quy định cũ: ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt là từ 20 triệu đồng
- Quy định mới: ngưỡng giảm mạnh xuống 5 triệu đồng
Điều này đồng nghĩa với việc phần lớn các khoản chi phát sinh trong hoạt động sản xuất – kinh doanh hàng ngày đều bị kiểm soát chặt chẽ hơn về hình thức thanh toán.
2. Phạm vi áp dụng rất rộng, không chỉ giới hạn ở mua hàng hóa
Nhiều doanh nghiệp thường chỉ chú ý đến chi phí mua hàng, dịch vụ đầu vào. Tuy nhiên, theo quy định mới, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng cho hầu hết các khoản chi, bao gồm:
- Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ
- Tiền lương, thưởng, phụ cấp
- Hoa hồng, phí môi giới
- Các khoản thanh toán khác phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh
Cụm từ “các khoản thanh toán khác” có phạm vi áp dụng rất rộng. Nếu doanh nghiệp vẫn chi trả tiền mặt cho các khoản này từ 5 triệu đồng trở lên, rủi ro thuế là hoàn toàn hiện hữu.
3. Nguyên tắc “cộng dồn trong ngày” – điểm dễ sai nhưng rủi ro cao
Một nội dung quan trọng khác doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là nguyên tắc cộng dồn trong ngày.
Theo đó:
- Nếu doanh nghiệp mua hàng nhiều lần trong cùng một ngày
- Từ cùng một nhà cung cấp
- Tổng giá trị thanh toán vượt quá 5 triệu đồng
Thì toàn bộ khoản thanh toán đó bắt buộc phải thực hiện không dùng tiền mặt, kể cả khi từng lần thanh toán riêng lẻ dưới 5 triệu đồng.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng thói quen:
- Chia nhỏ hóa đơn
- Thanh toán tiền mặt nhiều lần trong ngày
Cách làm này không còn an toàn về mặt pháp lý và thuế theo quy định mới.
4. Rủi ro pháp lý doanh nghiệp có thể đối mặt
Việc không tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt có thể dẫn đến nhiều hệ quả nghiêm trọng:
Bị loại chi phí khi quyết toán thuế
Các khoản chi không đáp ứng điều kiện thanh toán sẽ:
- Không được tính vào chi phí được trừ
- Làm tăng thu nhập chịu thuế
- Kéo theo số thuế TNDN phải nộp tăng lên
Nguy cơ truy thu, phạt và tiền chậm nộp
Khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra:
- Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế nhiều năm
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế
- Phát sinh tiền chậm nộp, ảnh hưởng lớn đến dòng tiền
Gia tăng rủi ro về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ
Việc ghi nhận chi phí sai ngay từ đầu có thể khiến:
- Báo cáo tài chính không phản ánh đúng nghĩa vụ thuế
- Doanh nghiệp bị đánh giá thấp về mức độ tuân thủ khi làm việc với ngân hàng, đối tác hoặc nhà đầu tư
5. Khuyến nghị cho doanh nghiệp để hạn chế rủi ro thuế
Trước thay đổi lớn về chính sách, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện các giải pháp sau:
Rà soát và điều chỉnh phương thức thanh toán
- Hạn chế tối đa thanh toán bằng tiền mặt
- Ưu tiên chuyển khoản ngân hàng, thanh toán điện tử
- Áp dụng thống nhất cho cả chi phí mua hàng, lương, hoa hồng
Cập nhật quy chế tài chính – kế toán nội bộ
- Điều chỉnh quy chế chi tiêu, mua sắm
- Quy định rõ các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên hoặc cộng dồn trong ngày phải thanh toán không dùng tiền mặt
- Giúp bộ phận kế toán có cơ sở kiểm soát và từ chối chi tiền mặt không đúng quy định
Đào tạo và phổ biến quy định cho các bộ phận liên quan
Không chỉ kế toán, mà các bộ phận mua hàng, nhân sự, hành chính cũng cần hiểu rõ quy định để tránh phát sinh sai sót ngay từ khâu thực hiện.
Chủ động tư vấn và soát xét thuế định kỳ
Việc soát xét định kỳ giúp doanh nghiệp:
- Nhận diện sớm các khoản chi có rủi ro
- Điều chỉnh kịp thời trước khi bị thanh tra – kiểm tra
- Bảo vệ chi phí hợp lý và tối ưu nghĩa vụ thuế
6. Kết luận
Việc giảm ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt xuống 5 triệu đồng cho thấy xu hướng siết chặt quản lý chi phí và minh bạch dòng tiền của cơ quan thuế. Đây không còn là quy định mang tính hình thức mà đã trở thành tiêu chí kiểm soát quan trọng trong quá trình quyết toán thuế TNDN.
Doanh nghiệp càng sớm thay đổi thói quen thanh toán, chuẩn hóa quy trình nội bộ và chủ động tuân thủ thì càng giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí thuế phát sinh trong tương lai.
